Prvo pravilo u vezi sa propratnim, odnosno motivacionim pismom, je da ga uvek pošaljete. Bez obzira na to da li ga je poslodavac tražio ili ne, da li imate vremena da ga napišete ili ne – uvek uz svoj CV pošaljite i propratno pismo jer je to sastavni deo poslovnog bontona.
Evo nekoliko smernica kojih treba da se pridržavate da biste napisali dobro propratno pismo po kom ćete se istaći u odnosu na ostale kandidate:
BUDITE KONCIZNI
Oni čiji je zadatak da pregledaju stotine CV-ja i propratnih pisama nemaju vremena da čitaju pisma koja više liče na distertacije. Vaše propratno pismo treba da bude kratko i jasno, bez okolišanja. Odmah pređite na suštinu, odnosno na to zašto smatrate da ste vi idealan kandidat za posao i paragrafe duže od sedam redova podelite na manje celine. Vaše propratno pismo ne treba da bude duže od jedne stranice A4 formata.
BUDITE PROFESIONALNI, ALI I PRIJATELJSKI NASTROJENI
Za razliku od CV-ja koji je isključivo formalni dokument, propratno pismo vam daje priliku da pokažete poslodavcu svoju ličnost. U propratnom pismu želite da dokažete da ste pravi kandidat za posao, ali želite i da se dopadnete onome ko vaše pismo čita. To ćete postići primerenom upotrebom humora u kombinaciji sa prijateljskim, ali profesionalnim tonom.
BUDITE ORIGINALNI
Uz malo kreativnosti, vaše pismo može da se istakne u moru drugih propratnih pisama. Da biste se razlikovali od ostalih kandidata, u vašem pismu možete spomenuti, na primer, svoje najveće poslovno dostignuće, kao što je recimo najzehtevniji projekat na kom ste radili.
Nikada nemojte preterivati, ali ukoliko napišete interesantno propratno pismo i dodate mu malo detalja – onaj ko čita vaše pismo pomisliće da ste interesantna osoba sa kojom je zanimljivo raditi. A to može biti sasvim dovoljno da se na dobar način istaknete među ostalim kandidatima.
PROVERITE TO ŠTO STE NAPISALI
Baš kao i vaš CV, propratno pismo ne sme da sadrži greške. Obratite pažnju na pravopis, gramatiku i greške u kucanju. Pročitajte i proverite svoje propratno pismo i dajte nekom drugom da ga pregleda dok ne budete sigurni da nema nikakvih grešaka.
IZBEGAVAJTE „JA”
Propratno pismo nije vaša autobiografija. U fokusu treba da bude to kako vi možete da doprinesete kompaniji, a ne vaša životna priča. Da ne biste delovali egocentrično, izbegavajte zamenicu „ja”, pogotovo na početku rečenice.
PROPRATNO PISMO NIJE UNIVERZALNO
Dok tražite posao u redu je da imate jedno standardno, unapred spremno propratno pismo. Međutim, budite veoma oprezni kada to pismo prilagođavate za slanje različitim poslodavcima. Neke od najčešćih grešaka su navođenje pogrešnog zvanja za koje konkurišete, imena kompanije, datuma i slično. Stoga, svaki put kada šaljete propratno pismo proverite sve činjenice koje ste naveli i budite sigurni da ništa niste propustili da prilagodite.